印鑑登録のすべて〜登録から変更・廃止まで

実印として使えるハンコと申請手続き

重要な契約を結ぶ際には実印が求められますが、手持ちの印鑑(ハンコ)が「実印」として公に認められるには、「印鑑登録」という手続きが必要です。

そこで、印鑑登録の手順・費用といったキホンから、引っ越し・結婚に伴う印鑑登録の変更、あるいは実印が要らなくなったときの登録廃止手続きに至るまで、一般人に必要な印鑑登録の知識をひと通りまとめてみました。

印鑑登録とは?何のために必要なのか

「印鑑登録」とは、印鑑を住民登録している役所に登録する制度のこと。登録した印鑑は、本人を証明する「実印」として使用できます。

実印は、住宅や自動車の購入、銀行からの借り入れ、公正証書の作成、保険金の受け取りなど、重要な契約・取引をする際に必要です。

ただし、実印だけでは第三者が本人になりすまして押印する可能性もあるため、信頼できる第三者である自治体が、『押印された印鑑が「実印」であること』を証明する「印鑑登録証明書」(略して「印鑑証明」)とセットでなければ効力を発揮できません。

印鑑登録証明書は「印鑑登録証(印鑑登録カード)」、またはマイナンバーカードがあれば簡単に取得可能です(詳細は後述)。

なお、さしあたって実印を使う予定がない場合は、無理に登録する必要はありません。

印鑑登録が可能な人、手続きに必要なもの

印鑑登録の手続きは、本人が住民登録している役所に出向いて行うのが、最もスムーズでありおすすめです。

なお15歳未満の人、及び成年被後見人は印鑑登録ができません。

印鑑登録に必要なものは下記の通りです:

A)本人確認資料(官公庁が発行した顔写真付きのものをいずれか一つ)

  • 運転免許証
  • パスポート
  • マイナンバーカード(個人番号カード)
  • パスポート
  • 顔写真付き住民基本台帳カード
  • 印影の大きさが8mmの正方形に収まらないもの、かつ25mmの正方形におさまるもの
  • 身体障害者手帳

外国籍の方は下記も使用可能です。

  • 在留カード
  • 特別永住者証明書

※健康保険証、年金証書・手帳又は上記以外の官公署が発行した身分証明書等の場合は、別途手続きが必要となるため時間がかかります(詳細は後述)。

B)登録する印鑑

C)印鑑登録申請書(市町村によってはホームページで事前にPDFを入手し、記入を済ませておくことが可能です)

なお、下記のような印鑑は実印として登録が認められませんのでご注意ください。

  • すでに他の人によって印鑑登録されているもの
  • 印影の一辺の長さが8mm〜25mmの範囲内に収まっていないもの
  • 印影の一部にキズ、欠け、摩耗があるもの
  • 印影が不鮮明なもの
  • 住民票に登録されている名前と表記が異なるもの
  • 名前以外の文字が入ってしまっているもの(肩書・店名など)
  • 印影が変形する恐れがある材質のもの

本人による印鑑登録の手順

各自治体によって申請方法が多少異なりますが、本人が住民登録している役所に直接出向いて印鑑登録できる場合、一般的な手順は下記の通りとなります。

①免許証・マイナンバーカード等を利用する方法

A)本人確認資料B)登録する印鑑C)必要事項を記入した印鑑登録申請書 を持参し窓口に提出すれば、即日で印鑑登録の手続きが完了。

窓口が混み合っていなければ、所要時間は10〜15分程度です。

②保証人による方法

本人が役所に行けるものの、顔写真付き身分証明を持たない場合、家族などに保証人になってもらえば手続きが可能です。

ただし保証人の同行、並びに保証人の実印と印鑑証明書が必要となります。

(※保証人が同じ役所で印鑑登録をしている場合は実印のみでOK。)

A)本人確認資料(健康保険証・年金手帳など2点)とB)登録する印鑑を持参し、C)印鑑登録申請書に必要事項を記入の上、保証人にも署名・押印してもらって窓口に提出すれば、即日で手続きが完了します。

③顔写真のない保険証・年金証書・手帳などを利用する方法

本人が役所には行けるものの、顔写真付き身分証明を持っておらず、また保証人もいない場合、即日で手続きを完了させることはできません。

日を置いて窓口に2回足を運ぶことになります。

まず、A)本人確認資料(健康保険証・年金手帳など)とB)登録する印鑑C)必要事項を記入した印鑑登録申請書を持参し、窓口に提出します。

後日、役所から自宅に「印鑑登録確認照会書(回答書)」が郵送されるので、届いた照会書に必要事項を記入・押印し、再度窓口に持参すれば手続き完了です。

代理人(本人以外)による印鑑登録の手順

仕事、病気など何らかの事情で本人が印鑑登録手続きを行えない場合、代理人が下記の手順で代わりに行うことも可能です。

ただし即日で手続きを完了することはできず、役所には日を置いて2回足を運ぶことになります。

(1)1回目

[代理人が持参するもの]

  • 登録する印鑑
  • 印鑑登録申請書

代理人が、登録する印鑑と必要事項を記入した印鑑登録申請書を持参し、窓口に提出します。

後日、役所から申請者本人の自宅に「印鑑登録確認照会書(回答書)」が郵送されますが、自治体によっては、委任状としての役割を果たす「代理権授与通知書」も同封されています。

(2)2回目

[代理人が持参するもの]

  • 登録する印鑑
  • 印鑑登録確認照会書(回答書)
  • 各自治体所定の代理権授与通知書 または 委任状
  • 申請者の本人確認資料(免許証/マイナンバーカードなど)
  • 代理人の本人確認資料(免許証/マイナンバーカードなど)
  • 代理人の印鑑(認印でもOK)

印鑑登録確認照会書、及び代理権授与通知書に必要事項を記入・押印し、申請者本人と代理人それぞれの本人確認資料と共に再度窓口に持参すれば手続き完了です。

代理権授与通知書が同封されていない場合は、便箋等に必要事項を記入・捺印した自製の委任状をご用意ください。

なお委任状には下記事項の記載および捺印が必要ですが、各自治体によって書式や必要項目が異なりますので、詳細は手続きを行う市町村のホームページ等でご確認ください。

  • 「委任状」と最上部に明記
  • 代理人の住所・氏名(直筆)
  • 委任内容「印鑑登録申請」の一文
  • 「私は上記の者を代理人として所定の権限を委任します。」の一文
  • 申請年月日
  • 委任者の住所・氏名(直筆)及び印鑑登録する印鑑による捺印

印鑑登録・印鑑証明書発行にかかる費用と取得できる場所

印鑑登録が完了すれば、プラスチック製の印鑑登録証(印鑑登録カード)が発行されます。

手数料は無料から500円まで自治体によって異なりますので、お住まいの市町村のホームページなどでご確認ください。

印鑑登録証があれば、区役所、行政サービスコーナー、区民センター、一部郵便局の窓口などで手軽に印鑑登録証明書が取得できます。

申請書類に必要事項を記入の上、印鑑登録証とともに窓口に提出してください(自治体によっては免許証などの本人確認資料も必要)。

手数料は300円程です。

マイナンバーカード(個人番号カード)、または暗証番号が設定済の住民基本台帳カード(住基カード)をお持ちの方は、申請者本人に限りそれらのカードを印鑑登録証として使用でき、市町村の施設に設置されたサービス端末(証明書自動交付機など)や、全国のコンビニにあるマルチコピー機を操作して印鑑証明書を取得できます。

コンビニなら役所が開いていない早朝や夜間でも印鑑証明書が取得でき、申請書を記入する手間が不要な上、手数料も50円〜100円程安くなります。

ただし、コンビニでは印鑑登録証は使えず、役所ではマイナンバーカードによる取得はできません。

印鑑登録の変更が必要になるのはどんな場合?

登録した実印が欠けた場合、紛失した場合、結婚などで氏名が変わった場合は、印鑑登録の変更(古い印鑑登録の廃止+新しい印鑑の登録)が必要になります。

本人が役所に行けない場合は、代理人に委任状を託して申請することも可能です。

実印が欠けたり磨耗したりした場合

印影が欠けたり、磨耗して印影が変わったりすると、実印としての効力が失われます。

その場合は印鑑登録を廃止し、必要に応じて新しい印鑑を実印として登録してください。

申請者の本人確認資料(免許証/マイナンバーカードなど)と認印を持参の上、印鑑登録をした役所で「印鑑登録廃止申請書」に必要事項を記入・押印し、印鑑登録証と共に窓口に提出すれば、印鑑登録を廃止することができます。

実印を紛失した場合

実印を紛失してしまうと誰かに不正に使われてしまう恐れがあるため、速やかに印鑑登録を廃止してください。

本人確認資料と認印を持参の上、印鑑登録をした役所で「亡失届」に必要事項を記入・押印し、印鑑登録証と共に窓口に提出すれば、印鑑登録を廃止することができます。

なお、紛失ではなく盗難の可能性がある場合には、印鑑登録を廃止するだけでなく警察に盗難届を提出しましょう。

実印としての効力は失われているとは言え、印鑑として機能しないわけではないからです。

結婚などで氏名が変わった場合

刻印に旧姓が含まれている場合、旧姓で登録した印鑑を廃止した上で、新しい姓で印鑑登録し直す必要があります。

本人確認資料と認印を持参の上、印鑑登録をした役所で「印鑑登録廃止申請書」に必要事項を記入・押印し、印鑑登録証と共に窓口に提出すれば、印鑑登録を廃止することが可能です。

ただし「名前のみ」で作成された実印の場合、変更手続きは必要ありません。

転居した場合の印鑑登録手続きについて

引っ越しで住所が変わる場合、転居先が住民票のある市区町村内なのかどうかによって対応が変わります。

転居先が同じ市区町村の場合

「転居届」を役所に提出した際、転居先が同一の市区町村内の場合は、役所が印鑑登録上の住所変更を行ってくれます。

転居先が市区町村外の場合

他の市区町村へ転居する場合、元の役所に「転出届」を提出した際に印鑑登録も抹消されるため、廃止手続きは必要ありません。

ただし、印鑑登録が抹消された時点で実印としての効力は失われるので、もし転居先でもその印鑑を実印として使用したい場合は、転居先の役所で一から印鑑登録手続きを行う必要があります。

印鑑登録証(印鑑登録カード)を紛失したときの対処法

印鑑登録証(印鑑登録カード)を紛失してしまったときは、たとえ実印が手元にあるとしても、印鑑登録を廃止する必要があります。

印鑑登録証が第三者の手に渡ると、印鑑証明書が簡単に不正発行される恐れがあるので危険です。

本人確認資料と廃止する実印を持参の上、印鑑登録手続きをした役所で「亡失届」に必要事項を記入・押印して窓口に提出すれば、印鑑登録が廃止され元の実印は実印としての効力を失います。

本人が役所に行けない場合は、代理人に委任状を託して申請することも可能です。

もし再び実印が必要になったときは、同じ印鑑を使わず新しい実印用の印鑑を作成し、改めて印鑑登録の手続きを行ってください。

登録している印鑑がどれか分からなくなった場合は

複数の印鑑を持っていると、どれが実印なのか分からなくなってしまう場合があります。

そんなときは、次の二つの方法で対処してください。

①印鑑証明書を発行して印影を見比べる

印鑑証明書には実寸大で印影が掲載されているため、手元にある印鑑の印影と証明書を見比べると、実印を特定できるかも知れません。

②現在の印鑑登録を廃止して改めて印鑑登録する

①の方法で見比べても実印がどれか分からなかった場合は、現在の印鑑登録を廃止して、改めて印鑑登録を行いましょう。

印鑑登録を廃止したい場合は

実印を使う必要がなくなったときや、失くしてしまう心配があるとき、あるいは実印を持っていることで何らかのリスクを感じるときは、印鑑登録を廃止することができます。

本人確認資料と廃止する実印を持参の上、印鑑登録をした役所で「印鑑登録廃止申請書」に必要事項を記入・押印し、印鑑登録証と共に窓口に提出すれば手続きは完了。

実印としての効力は失われます。

本人が役所に行けない場合は、代理人に委任状を託して申請することも可能です。

もし再び実印として使用したい場合は、改めて印鑑登録の手続きを行ってください。

印鑑登録を変更・廃止した場合、昔の契約はどうなる?

旧実印で取り交わした契約は、旧実印で押印し印鑑証明書を添付したことによって正式に締結されているので、その後実印を変更したとしても契約自体の効力は続行し続けます。

例えば、十数年前に当時の実印で契約した住宅ローンであれば、もちろんそのローン契約の内容は生き続けているということです。

ただしローン会社によっては、実印を変更した際はそのことを通知するよう求める会社もあるようなので、ケースバイケースで確認する方がよいでしょう。

印鑑登録のまとめ

以上印鑑登録について細かく説明してきましたが、本人自らが印鑑登録を行う流れを整理すると、要点は以下の通りです。

  1. 実印として登録したい印鑑を作る
  2. 印鑑登録申請書に必要事項を記入する
  3. 本人確認資料(免許証・マイナンバーカード他)、印鑑、申請書を住民登録した役所の窓口に提出する
  4. 印鑑登録証が発行され、印鑑証明書が取得できる

なお印鑑登録制度や印鑑証明書の取り扱い等については、各自治体によって規定や費用等が異なるため、詳細は手続きを行う市区町村のホームページを参照していただくのが確実です。

そして印鑑証明書と実印が揃うとあらゆる契約でその効力が発揮されてしまうので、不正使用されないためにも実印と印鑑登録証は別々の場所で、それぞれを厳重に管理するよう心がけてください。

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